Demo-Prozess
Um die Funktionsweise der Prozesssteuerung zu verdeutlichen, haben wir ein beispielhaftes Szenario aufgebaut, das Sie aktiv nutzen und ausprobieren können.
Es handelt sich um einen vereinfachten Verkaufsprozess, in dessen Verlauf Sie verschiedene Rollen einnehmen werden, was sich in der Realität auf unterschiedliche Personen aus mehreren Fachbereichen verteilen würde. Es wird eine Bestellung für eine Stückzahl von Produkten ausgeführt.
Zunächst nimmt der Vertrieb die Bestellung entgegen. Anschließend wird automatisch eine Rechnung erstellt und an den Kunden verschickt. Und die Ware wird im Lager reserviert. Falls der Lagerbestand nicht ausreichend ist, wird nach Zahlungseingang die Produktion fehlender Stückzahlen beauftragt. Parallel dazu werden die Auftragsdaten an die Buchhaltung übermittelt. Nach erfolgter Produktion wird die Ware dem Kunden zugestellt. Bei ausbleibendem Zahlungseingang werden die reservierten Stückzahlen wieder freigegeben, und die Bestellung wird storniert.
Hier sehen Sie den kompletten Prozess im Diagramm. Indem Sie die Maus darüber bewegen, können Sie das Diagramm vergrößern.
Dieses Diagramm dient nicht nur der Dokumentation, sondern ist ausführbar und liegt dem Demo-Szenario zugrunde. Die farblich gekennzeichneten Aufgaben sind manuelle Aufgaben, wobei jede Farbe einer anderen Rolle entspricht (im Diagramm links erkennbar). Grau hinterlegte Aufgaben werden automatisch vom System ausgeführt.
Um eine neue Bestellung anzulegen, wählen Sie im Menü Bestellungen - Neu. Anschließend finden Sie in der Aufgabenliste (Menü Bestellungen - Aufgaben) eine Aufgabe für den Vertrieb, um Details zur Bestellung zu erfassen.
In diesem Demo-Szenario umfasst der Lagerbestand 100 Stück. Je nach Bestellmenge werden Produkte aus dem Lager entnommen. Damit langfristig das Lager nicht leer ist, wird der Lagerbestand regelmäßig wieder auf 100 Stück aufgefüllt. Es wird also laufend nachproduziert. Sie können aber durchaus mehrere Bestellungen anlegen (auch während vorherige Bestellungen noch in Bearbeitung sind), durch die der Lagerbestand entsprechend reduziert wird.
Funktionalitäten wie Analyse, Kommentare, Verwaltung historischer Aufträge, Benutzerverwaltung, … sind zur Vereinfachung unterdrückt.
Bei jeder Aufgabe finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wo im Prozess Sie sich gerade befinden und worum es bei dieser Aufgabe geht.
Die Aufgaben selbst sind grün, gelb, bzw. rot eingefärbt, um die Bearbeitungsfristen sichtbar zu machen. In diesem Demoszenario haben wir diese Fristen auf wenige Minuten festgelegt. Auch bei Fristüberschreitung passiert erst mal nichts, außer, dass die Aufgabe entsprechend eingärbt wird.
Beachten Sie, dass mehrere Benutzer gleichzeitig mit dem System arbeiten können. Andere Benutzer können, ebenso wie Sie, neue Bestellungen anlegen oder Aufgaben bearbeiten, die zu Bestellungen gehören, die nicht von ihnen selbst angelegt wurden. Andere Benutzer bekommen aber niemals Ihre Mail-Adresse angezeigt. Benachrichtigungen werden grundsätzlich nur an denjenigen verschickt, der eine Bestellung angelegt hat.