Elektronische Rechnung

Die elektronische Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen stellt für Unternehmen eine große Erleichterung bei der Rechnungsabwicklung dar. Die elektronische Rechnungsabwicklung umfasst nicht nur die elektronische Übermittlung, sondern den gesamten Prozess auf elektronischem Wege. Im Einzelnen lassen sich folgende Schritte unterteilen:

  1. Erstellung der Rechnung
  2. Versand/Übermittlung
  3. Prüfung beim Empfänger
  4. Verbuchung durch Empfänger
  5. Bezahlung
  6. Verbuchung des Zahlungseingangs

Im Fokus steht am Anfang meist nur der Versand. Anstatt per Post wird die Rechnung als PDF per Email verschickt. Im Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde der elektronische Versand von Rechnungen grundsätzlich gesetzlich ermöglicht. Seither kann der Rechnungssteller beim Versand Druck- und Portokosten sparen und den gesamten Ablauf vereinfachen. Die möglichen Einsparungen belaufen sich auf bis zu 5€ je Rechnung.

Ein noch größeres Einsparpotential besteht auf Seiten des Empfängers, wenn die einzelnen Schritte der Rechnungsabwicklung verknüpft werden.
Damit der Empfänger die Rechnungsdaten nicht von Hand erfassen muß, wird neben der PDF Datei ein Datensatz erzeugt, der direkt in die Buchhaltung eingespielt werden kann. Ist dort ein Verweis auf die Bestellung vorhanden, so können Bestellung und Rechnung vollautomatisch abgeglichen werden.

Auch die Zahlung kann automatisch ausgelöst werden, da der Rechnung ein elektronischer Zahlschein beiliegt oder aus den Rechnungsdaten erzeugt werden kann. Wird die Zahlung als SEPA-Überweisung oder Lastschrift durchgeführt, kann die Rechnungsnummer im Feld Kundenreferenz abgelegt werden. Somit ist in jedem Fall eine eindeutige Zuordnung der Zahlung möglich und der Zahlungseingang kann automatisiert verbucht werden. Übrigens ersetzt die SEPA Überweisung zum 1.2.2014 die bisherige innerdeutsche Überweisung.

Im Juni 2013 wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland das Format ZUGFeRD vorgestellt. Die Rechnung wird bei ZUGFeRD als PDF Datei gespeichert. Zusätzlich sind die Rechnungsdaten als strukturierter XML Datensatz eingebunden. Damit kann die Rechnung auf Seiten des Empfängers z. B. in der Buchaltung automatisch verwarbeitet werden. Da es sich um einen öffentlich geförderten Standard handelt und viele Softwarehersteller die Unterstützung des Formats angekündigt haben, rechnen wir mit einer schnellen Verbreitung.

Bei allen notwendigen Aspekten, Erzeugung der Rechnungsdaten, Übermittlung, Abstimmung der Formate mit Ihren Geschäftspartnern, Datenkonvertierung, Umstellung Ihrer Abläufe auf SEPA und Verknüpfung der Einzelschritte beraten wir Sie gerne und erstellen für Sie die passenden Lösungen.